Le rapprochement de factures, paiements et commandes est une prestation d’analyse de données : je croise automatiquement vos exports commerciaux, comptables et bancaires pour identifier ligne par ligne ce qui concorde et ce qui ne concorde pas — factures impayées, paiements non rattachés, commandes jamais facturées, écarts de montant. NETSOLUTION réalise ce travail à partir de simples fichiers Excel ou CSV, sans aucun accès à vos systèmes.
Je suis François Castellani, développeur et analyste de données près de Toulouse. Ce service s’adresse aux TPE, PME et e-commerçants qui savent que leurs fichiers « devraient » se recouper, mais n’ont ni le temps ni l’outillage pour vérifier des milliers de mouvements à la main.
Trois exports censés se recouper… mais qui divergent
Sur le papier, l’export des commandes, celui de la facturation et le relevé d’encaissements se répondent parfaitement. Dans les faits, certains encaissements ne se rattachent à aucune facture ; d’autres factures apparaissent impayées alors que l’argent est bien rentré ; des commandes parties chez le client n’ont jamais donné lieu à une facture ; et des différences de quelques euros s’empilent sans qu’on sache pourquoi. Passer en revue une à une plusieurs milliers d’écritures dépasse tout simplement les capacités d’un être humain. C’est pourtant là que dorment des sommes bien réelles.
Ce que je rapproche
Je fais correspondre vos sources par croisement de plusieurs critères — références, montants, dates, noms, avec des tolérances définies ensemble — puis j’isole méthodiquement tout ce qui résiste au rapprochement. La difficulté classique, des références différentes d’un fichier à l’autre, est justement ce que la méthode multi-critères résout. Si vos données de départ sont brouillonnes, un nettoyage de base de données préalable peut s’ajouter à la prestation.
Les livrables
Vous recevez le tableau de rapprochement complet, avec pour chaque ligne concordante le critère qui a permis la correspondance, puis les anomalies classées : factures sans paiement identifié, triées par ancienneté et par montant ; paiements sans facture rattachée ; commandes non facturées ; écarts de montant (paiements partiels, trop-perçus, remises non répercutées) ; doublons de facturation ou de paiement. Le tout est résumé dans une synthèse chiffrée : vous savez immédiatement combien pèse chaque catégorie.
Ma méthode
Les découvertes les plus fréquentes ? Des livraisons parties sans jamais être facturées, des règlements reçus qui n’ont été imputés nulle part, et de vieilles créances dont le recouvrement n’a jamais été lancé. De l’argent, en somme, que l’on peut nommer et chiffrer. Les cas ambigus ne sont jamais tranchés arbitrairement : ils sont présentés à part, avec les hypothèses possibles, pour que la décision reste chez vous. Si vos factures n’existent qu’en PDF, mon service d’extraction PDF vers Excel prépare les données en amont.
Les limites de la prestation
Mon métier n’est pas l’expertise comptable : ni écriture, ni pièce comptable, ni recommandation fiscale ne sortent de chez moi. Ce que j’apporte, c’est le traitement des données et la restitution d’écarts nommés, documentés et évalués en euros. Passer ces écarts en comptabilité ou engager un recouvrement, cela reste votre ressort et celui de vos conseils habituels.
Tarif
À partir de 190 € pour un rapprochement multi-critères jusqu’à 2 000 lignes, écarts identifiés et synthèse chiffrée incluse — une prestation complète et utilisable telle quelle. Les volumes supérieurs, l’ajout d’une quatrième source, les règles de tolérance sur mesure, le suivi des impayés ou la livraison d’un outil réutilisable font l’objet d’options sur devis.
Envie de savoir ce que cachent vos fichiers ? Demandez un devis gratuit avec un échantillon de vos exports, et je vous dis ce qu’un rapprochement peut en tirer.
Questions fréquentes
Quels fichiers faut-il fournir pour un rapprochement ?
Deux sources au minimum : soit le couple commandes / facturation, soit le couple facturation / encaissements. Avec les trois réunies, le résultat est bien plus complet. Un simple export Excel ou CSV de chaque système suffit — je n’ai besoin d’aucun accès à votre logiciel de gestion ou à votre banque.
Comment rapprocher des fichiers qui n’ont pas les mêmes références ?
C’est la situation normale, et c’est justement le cœur du travail. Je croise plusieurs critères à la fois : montant, date, nom du client, référence partielle, avec des tolérances paramétrées. Les correspondances incertaines sont signalées comme telles, jamais imposées silencieusement.
Ce travail remplace-t-il un expert-comptable ?
Non, et je ne le prétends pas. Je suis analyste de données, pas comptable : je livre des écarts identifiés et chiffrés, sans document comptable ni conseil fiscal. L’interprétation et le traitement des anomalies reviennent à vous et à votre expert-comptable.
Mes données financières sont sensibles, comment sont-elles traitées ?
Vos fichiers ne servent qu’à votre commande, ne sont partagés avec personne et sont supprimés après livraison si vous le demandez. Vous pouvez aussi anonymiser certains champs avant envoi : le rapprochement fonctionne très bien sur des données partiellement masquées.
Peut-on refaire le rapprochement chaque mois ?
Oui, de deux façons : soit un traitement mensuel récurrent que je réalise à réception de vos exports, soit un outil de rapprochement livré que vous utilisez ensuite en autonomie. Le choix dépend de votre volume et de votre organisation interne.